En gedigen förstudie - Grunden till ett lyckat IT-projekt

Med hjälp av en rejäl förstudie tillsammans med projektledare Titti Jonsson och databashjälp av Filemakerproffset Mattias Jarlstedt satte Magelloteamet spetsen igång utvecklingen av Arkipelagens intranät. Men, vi tar det från början. Arkipelagen är nordens största kontorshotell med cirka 350 företag och 500 rum fördelade på anläggningar i Sisjön, Hildedal och på Järntorget i Göteborg.

Service with a smile, och en massa event. Inte konstigt att hyresgästerna knappt vill gå hem..

På Arkipelagen möts du av ett leende av Fia, Linn, Susanne och Ann-Lis i receptionen. Kaffemaskinerna håller baristaklass och anläggningarna är kalasfräscha. Du slipper känna dig ensam, vet att toapappret aldrig tar slut, att handspriten alltid är nära, samt att posten och dina besökare tas emot med kärlek. Har du tur vill även kontorshunden Chilli på Sisjön busa lite med dig. Eller att sömmerskan som gärna lägger upp dina chinos under tiden du jobbar finns på plats.

Dags att digitalisera en toppmodern arbetsplats och skapa grymma fördelar för hyresgästerna

Arkipelagen är ett toppmodernt kontorshotell. En omtyckt social arbetsplats som skapats av VD Daniel Andersson, och som förfinats med stor framgång tillsammans med den engagerade personalen. Resultatet är tre anläggningar, proppade med gemenskap, trivsel och happenings. Här finns restaurang, lounger, träningspass, event och frukostmöten. Dessa aktiviteter behöver hyresgästerna anmäla sig till, och detta visade sig kräva en dos digitalisering för att få att fungera smidigt.

Arkipelagens intranät - Effektivt, lätt, snyggt och aktiverande

Vi låter Titti Jonsson, projektledare med svart bälte i förstudier berätta hur behovet av ett intranät uppstod.  -Arkipelagen är en levande arbetsplats där en mängd sociala aktiviteter anordnas. För att boka ett träningspass fick man tidigare anmäla sig på listor i receptionen, vilket var både krångligt och tidskrävande. Man insåg snabbt att ett skräddarsytt intranät skulle göra bokningsförfarandet så mycket smidigare för alla parter. Personalen slipper då att administrera bokningarna, vilket spar rejält med tid.

Arkipelagens intranät skapar direkt och indirekt en mängd fina synergier:

• Personalen slipper administrationen som bokningarna tidigare förde med sig och kan nu istället lägga mer tid och kärlek på sina hyresgäster
• Trivseln ökar bland hyresgästerna och Arkipelagens varumärke stärks ytterligare
• Fler kommer att delta i aktiviteterna när det är så smidigt att boka, vilket leder till fler aktiviteter, nya samarbeten och affärsmöjligheter
• Externa företag som erbjuder sina tjänster på Arkipelagen kan lättare planera och berätta om sina besök och på så sätt öka sin lönsamhet
• Hyresgästerna känner sig sedda, välkomna och trivs så bra att de knappt vill gå hem

VD Daniel Carlsson: Vilka ser DU som de största fördelarna med intranätet?

Aktiviteter som genererar vinster och samarbeten både socialt, affärs- och hälsomässigt

Arkipelagens hyresgäster vet att sociala aktiviteter ofta genererar vinster och samarbeten både socialt, affärs- och hälsomässigt. Och att man på dessa lär känna nya vänner och har roligt tillsammans. Populära aktiviteter som lunchgolf, föreläsningar och konditionspass resulterar inte sällan i nya samarbeten och avtal.

Med intranätet kan du nästan boka ett träningspass, en massage eller lunch i sömnen, så enkelt är det...

När vi efter förstudien följde Tittis konceptdesign flöt samarbetet på väldigt bra. Ett modernt Intranät, med helrätt funktionalitet växte fram, sprint för sprint. Med fokus på användarvänlighet och funktionalitet blev resultatet ett grafiskt tilltalande paket där Arkipelagarna nu nästan kan boka in sig på olika event i sömnen. Vi har med andra ord gjort det busenkelt att boka pass, beställa lunch, delta i föreläsningar, boka konferensrum och skapa egna event. Och bjuda in andra till dem. Precis som det ska vara.

Förstudien - Grunden till projekt som ökar din lönsamhet och stärker ditt varumärke

Alla projekt har sina utmaningar, vilken var den största i det här uppdraget?

– Förstudien var en rejäl utmaning. Och ack så viktig. Den var väldigt grundlig, och vi identifierade de önskemål som fanns samt vad Arkipelagens intranät ska hjälpa till med. Det blev en hel del skisser, idéer, och diskussioner som hela tiden förfinades och justerades. Med ett tight samarbete som följde den konceptdesign som tagits fram byggde vi tillsammans ett Intranät som uppfyllde kraven och som dessutom är väldigt enkelt att använda, berättar Titti.

Arkipelagens Intranät är ett skolboksexempel på hur ett riktigt bra IT-projekt bör kommuniceras och genomföras

Utvecklare, David Gunbrant ger här sin syn på projektet: – Arkipelagens Intranät är ett skolboksexempel på hur ett riktigt bra IT-projekt bör kommuniceras och genomföras. Titti gjorde ett grymt jobb med förstudien. Kraven var tydliga vilket skapade ordning och reda samt att alla var införstådda och höll sina roller. Vi jobbade i samma takt och tappade aldrig fart. Utan Mattias hade dock kugghjulen stått still. Han satt på en enorm databaskompetens och fyllde lätt i de luckor som behövdes. Alltid med en suverän inställning.

Nu när all info finns på ett och samma ställe kommer hyresgästerna att bli positivt överraskade

– Den största fördelen som intranätet för med sig till Arkipelagens hyresgäster är att man numera hittar alla information så ett och samma ställe. Dessutom har samarbetet inom gruppen har fungerat väldigt bra. Jag tycker att alla har löst sina uppgifter på ett professionellt sätt. Det märks att alla behärskar sina respektive områden och att vi kompletterar varandra, berättar Mattias.

Ett grymt resultat, med härlig attityd och ett proffsigt genomförande från start till mål

Allt detta sammantaget, i kombination med ett grymt resultat, många skratt, en slackkanal med en härlig attityd och kreativa utmaningar som hanterats på löpande band gör Arkipelagens intranät till ett projekt som vi ser tillbaka på med glädje. #EpicWin.

Flera av våra kunder har Arkipelagen som bas. Spana in dessa proffs här!

Det är ingen slump att Titti, Mattias och ytterligare 300 andra företag har sin bas på Arkipelagen. Och de trivs. Här finns Titti. Mattias finns på Omega Teknik AB. Sedan har vi flera andra kunder som har Arkipelagen som bas. Biototal t.ex. som vi byggt en grym app åt samt även intervjuat om appens fördelar. Sen även SafeExit. Vars kundzon vi byggt, som verkligen förenklar logistik och orderhantering.